Como suas interrupções “inocentes” roubam dias de trabalho do seu time

Você interrompe seu time para perguntar onde está o relatório? 

A pesquisadora Gloria Mark, da UC Irvine, descobriu que levamos em média 23 minutos para retomar o foco após uma interrupção. 

Em uma equipe de 10 pessoas, se cada membro interrompe os colegas apenas uma vez por dia, estamos falando de mais de 38 horas perdidas semanalmente – quase uma semana inteira de trabalho desperdiçada. Isso se traduz em projetos atrasados, qualidade comprometida pelo trabalho fragmentado, aumento do estresse da equipe e, inevitavelmente, horas extras desnecessárias

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Por isso, antes de ligar para alguém ou perguntar “tem 5 minutinhos?”, faça essas 3 perguntas:

1. Eu preciso da própria pessoa ou de algo que ela tem ou sabe?

   
   

Se você precisa da opinião, experiência ou tomada de decisão dela especificamente, talvez essa conversa seja mesmo necessária. Reflita, então, se pode ser programada de forma a respeitar o tempo do outro. Mas se precisa de algum arquivo ou informação/conhecimento que só essa pessoa tem, temos um problema sistêmico detectado.

A organização, a gestão do conhecimento e a estratégia de desenvolvimento de competências da sua equipe parecem estar falindo. Corrija imediatamente situações do tipo:

• Arquivos salvos apenas no computador pessoal de alguém

• Ausência de padrões para organização e nomenclatura de arquivos

• Processos críticos sem documentação ou backup de conhecimento

• Histórico de negociações e contatos concentrado em uma pessoa

• Relatórios que dependem do "jeito especial" de alguém criar

• Ausência de gestão de tarefas transparente a todos

Resolver essas situações vai proteger o tempo de todo mundo, evitar muitos erros e sobrecarga.

2. Consigo escrever o que precisa?

   
   

Se não, é possível que nem você saiba direito o que quer, então, esclareça antes de pedir.

Mas se a resposta é “sim”, então escreva e aguarde o momento em que o colega estará disponível para te responder. Comunicação assíncrona é um presente que a tecnologia nos deu. Aproveite!

É urgente? Tem certeza? Pense só mais uma vez. Pronto! Se continua entendendo que é urgente, tá na hora de refletir porque o caso não foi tratado preventivamente e ajuste seus processos.

3. Tá tudo bem se a pessoa atrasar outras tarefas que se comprometeu a entregar?

   
   

Uma interrupção sem reflexão significa priorizar a sua ansiedade em detrimento da produtividade de outra pessoa. Cal Newport também fala em seus trabalhos sobre o número de até 20 minutos perdidos por quebra de flow.(1)

A matemática é cruel: Se você interrompe uma pessoa do seu time apenas uma vez por dia, está "roubando" 2 dias inteiros de trabalho produtivo por mês. Você está com recursos sobrando para se dar ao luxo desse desperdício?

Líderes saudavelmente produtivos compreendem que proteger o tempo de foco da equipe não é apenas uma questão de eficiência, mas de sustentabilidade organizacional e bem-estar coletivo. Eles reconhecem que cada interrupção desnecessária é um atentado à produtividade alheia.

Por isso, cultivam a disciplina de questionar suas urgências, estruturam sistemas que reduzem dependências pessoais e priorizam a comunicação assíncrona sempre que possível. O resultado? Times mais produtivos, menos estressados e com maior capacidade de entrega consistente.

A verdadeira pergunta não é se você pode se dar ao luxo de mudar essas práticas, mas se pode se dar ao luxo de não mudar.

Se você quer descobrir como liderar sem microgerenciar e proteger o tempo de foco do seu time, o Sistema Produtividade Sem Burnout tem ferramentas específicas para isso. Inscreva-se Gratuitamente no Evento de Lançamento da Mentoria Liderança Saudavelmente Produtiva em parceria com a Chroma School :)

Luísa Marina

Idealizadora e Mentora do Sistema Produtividade Sem Burnout e do Método L.I.V.R.E.

(1) autor do livro “Trabalho Focado: Como ter Sucesso em um Mundo Distraído”